Kako postati Virtuelni Asistent – vodič za početnike

Ko je virtuelni asistent?

Virtuelni Asistent je osoba, koja radi od kuće, online putem interneta, za domaće I strane klijente. Klijenti mogu angažovati Virtuelnog Asistenta po satu ili po projektu, što zavisi od međusobnog dogovora, ali I prirode samog posla. U svetu je zanimanje Virtuelnog Asistena veoma popularno I traženo, što možete zaključiti I na samom Google-u. Kod nas se ovo zanimanje na svojim počecima, ali je vrlo perspektivno.

Pojam virtuelni asistent najlakše je objasniti terminom „moderna sekretarica“. Dakle, zamislite jednu sekretaricu i njene obaveze u firmi i na sve to dodajte promenjen prostor za rad – umesto kancelarije, sad je tu kuća. Jedna moderna sekretarica se bavi administracijom, održavanjem sajtova, pisanjem objava na društvenim mrežama, kontaktom sa klijentima, potrošačima, ugovaranjem sastanaka, pisanjem izveštaja, transkripcijom sastanaka, obradom poslovnih dokumenata, organizovanjem poslovnih i porodičnih putovanja, osmišljavanjem novih ideja za promociju i plasiranje proizvoda ili usluge… Lista skoro da nema kraj.

Iako ćete svugde naći informaciju da je Virtuelni Asistent od svega po malo I da treba svašta nešto da zna, istina je da uspešan VA mora biti izuzetno snalažljiv I sposoban I pre svega veoma organizovan. Ove karakteristike su zajedničke za sve freelancere, ali naročito za Virtuelne Asistente.

Kad počinjete od nule i radite najlakše I najmanje plaćenje poslove, kao što su unošenje podataka (data entry), prekucavanje (transkripcija), copy-paste I slično, ukoliko imate I druga znanja ili želju za usavršavanjem, imate velike šanse da postanete dobro plaćeni Virtuelni Asistent.

Zašto želite da radite kao Virtuelni Asistent?

Pre nego što se bacimo na priču oko toga šta sve jedan Virtuelni Asistent može da radi, koliko para realno može da zaradi I šta je sve potrebno od opreme, veština i konkretnih alata, prvo treba da odgovorite na jedno veoma važno pitanje. Znam da ste već svašta čuli o ovom zanimanju, da sve zvuči primamljivo, interesantno, možda i lako, ali vas molim da sada napravite pauzu i dobro razmislite zašto uopšte želite da radite online, od kuće? Koji su tvva[ioji glavni razlozi? Evo nekoliko primera da vam pokrenu vijuge.

1. Želiš da budeš vlasnik sopstvenog vremena?
2. Želiš da zaradiš više?
3. Želiš da imaš više vremena za svoju porodicu?
4. Ne možeš da nađeš drugi posao?
5. Dosta ti je 8-časovnog + radnog vremena?
6. Želiš da svaki radni dan bude drugačiji izazov?
7. Želiš da budeš u korak sa vremenom?
8. Želiš da napreduješ, a ne da stagniraš u poslu?

Kad odaberete jedan razlog, zapitajte se šta to zapravo znači za vas. Svaki od navedenih primera ima mnogo dublje značenje. Sad ću pokušati da vam ih približim. Kad neko kaže:

Želim da radim online da bih bila vlasnik sopstvenog vremena zapravo znači da želi da izbegne prekovremeni rad, sastanke subotom, naporne šefove, gužve u saobraćaju na putu do posla i nazad, ustajanje u 6, ostajanje u kancelariji celih 8 sati, iako realno nema posla…

Želim više vremena sa porodicom zapravo znači da ste svesni koliko ste već dragocenih momenata propustili ili šta ćete sve propustiti ako ne promenite nešto – mature, rođendane, slave, fudbalske utakmice, priredbe, recitacije…

Ne želim da stagniram znači da ste osoba željna znanja, novih stvari, tražite izazove, jer se na taj način osećate živim. Čamotinja i ponavljanje istih stvari vam prosto spuštaju vibraciju.

Želim da radim od kuće da bih bila u koraku sa vremenom znači da smatrate da tako poslovanje i treba da funkcioniše. Dobijete zadatak, uradite ga i budete plaćeni za to. Toliko je jednostavno, a toliko produktivno. Nema nepotrebnog trpljenja nekompetentnog šefa na poslu, kolege čija vam (u najmanju ruku) intonacija glasa ne prija, čekanja da prodje tih 17h ili ostajanja prekovremeno i biti neplaćen za to.

Prednosti rada od kuće

Na šta sve treba da obratite pažnju pre nego se upustite u dublje istraživanje? Svaki online posao, pa i posao Virtuelnog Asistenta zahteva vašu punu pažnju i posvećenost. Što više vremene možete da mu posvetite, to ćete pre videti rezultate.

1. Sami pravite raspored rada

Samo vi birate kad ćete šta staviti na svoj kalendar. Kad ustajete, u koje vreme radite, kad vežbate,  kad ručate, kad idete sa decom u park, kad idete na proslavu i bukvalno sve organizujete spram vašeg plana za taj dan. Kada radite od kuće, vi stvarno jeste vlasnik svog vremena (naravno da raspored pravite u dogovoru sa klijentom, posebno kad ste u različitim vremenskim zonama), ali je isto tako važno da znate da vas niko neće terati da radite. To super zvuči, ali može da bude mač sa dve oštrice. I u online svetu postoje rokovi. Sve dok ih se pridržavate i isporučujete obećano, svi će biti super zadovoljni.

2. Birate mesto za rad

Pod uslovom da zaista radite. Ponoviću još jednom. Možete raditi odakle god hoćete, sve dok zaista radite. Toliko je važno da naglasim. To može biti krevet i pidžama. To može biti terasa i omiljene papuče. To može biti ležaljka u dvorištu i omiljena jastuk. To može biti svako mesto na kom se vi odlično osećate i imate wifi signal. Ukoliko smatrate sebe za odgovornu osobu, ovaj posao može da bude vaš raj na Zemlji.

3. Birate sa kim ćete raditi

Ovo zvuči fenomenalno i stvarno je istina, ali retki su oni srećnici kojima se to desilo odmah na početku. To znači da ćete ipak malo morati da se potrudite i radite za razne klijente, kako bi uopšte došli da ideju  ko vam najbolje odgovara, kakav tip klijenta, iz koje niše, kakvi projekti i slično. Jeste obećana Zemlja, ali put do nje je malo duži. Ali vredi. I nije uopšte tako teško doći do pravih klijenata, a samim tim i poslova.

4. Duplo veća zarada preko interneta

Kad radite od kuće, možete  duplo više da zaradite. Samim tim što ne idete u kancelariju – trošite mnogo manje novca na odeću, obuću, šminku, grickalice..i sve što inače kupujete na putu do posla. Deluje zanemarljivo, ali ajde baš stavite na papir – mislim da nije baš mala cifra. Druga stvar oko duple zarade jeste i rad sa strancima – koji može mnogo više da se naplati, jer zaista vredi. Ali džaba vam što vredi, ako nema ko da plati.

5. Zdravija ishrana

Po meni je ovo jedna velika prednost rada od kuće, naravno kada se potrudite da nabavite zdravu hranu (ne onu iz istoimenih prodavnica, koja je sve samo ne zdrava), već jedete stvarno zdravu hranu. Svejedno je da li ćete je sami spremati ili negde naručiti. Zamislite da na svom trenutnom poslu možete da pojedete mladi luk ili da ispečete kajganu za doručak? Ako možete, dobro razmislite da li treba da ga menjate. Mislim ovo ne znači da ne možete da vodite zdraviji život inače, samo znam koliko su mi veće mogućnosti za tako nešto, kad sam kod kuće i kad napravim plan unapred.

Koji su nedostaci rada od kuće?

1. Radni dan nema kraja

Ako mu to dozvolite. Normalno je da na početku radite i noću i danji i kad god stignete. Tako sam i ja. Provela sam bezbroj noći izmedju dojenja u radu na kompjuteru, što vam nikad ne bih preporučila. Jer taj stres koji sutra dan svi zajedno porodično proživljavamo ne može da se poredi ni sa kakvim parama niti da zameni san i živce koji su tada nestali. I zato je jaaaako važno da što pre dođete do prvog klijenta ili do projekta koji ćete moći da radite u uslovima u kojima dajete svoj maksimum i zaista koristite svoj puni potencijal.

2. Nedostatak motivacije

Iako lično smatram da spoljašnja motivacija nije dugoročno rešenje, znam mnoge ljudi koji prosto ne mogu da se zamisle da rade od kuće. Da sami sebe nateraju da se pokrenu. Ma nema šanse. Ako nema šefa, nema posla. Ako nema kolega, radna atmosfera ne postoji. I nema motivacije. Sem u slučaju da imate energiju kao Anđelka Dučić, rešenje koje se nameće u ovom slučaju su definitivno coworking prostori. Mesta na kojima dolaze ljudi koji rade online, pa ih ta užurbana atmosfera podseća na rad u kolektivu i donosi motivaciju. U mom slučaju je baš suprotno. Kada sam okružena ljudima koji cirkulišu i povremeno pričaju, prosto ne mogu da se fokusiram na svoj zadatak. Više volim da radim u sobi ili u dvorištu, da me niko ništa ne pita. Ali ako ste vi više ekstrovertan tip onda su coworking prostori dušu dali za vas. Istina je da oni nisu besplatni, ali svakako se isplate na duže staze.

3. Osećaj izolovanosti i otuđenosti

Ok, znam da vam ovo možda zvuči kao prednost u nekim slučajevima, ali nastavite da čitate. Naročito ako ste u manjoj sredini, u kojoj niko nema predstavu šta radite i prosto ne nalazite sagovornike. Meni lično je ovo stanje savršeno odgovaralo na početku, a posle i to dosadi. Uželiš se brate ljudi. I zato volim da idem na konferencije, seminare, književne večeri, radionice na razne teme. Tu je za mene spas. A najbolje od svega je što, kad god se zaželim ljudi i gužve, odem, napunim se pozivitnom energijom, razmenim iskustvo sa ljudima iz “mog” sveta i ponovo se vratim na svoje. Na tome sam posebno zahvalna.

4. Svi poslovi su na vama

Vi ste odgovorni za čistoću prostora u kom radite, jer nema “teta Sanje” da sredi pre i posle vas.  Vi ste istovremeno i šef i oni koji izvršavaju obaveze. Ovaj deo mi baš često smeta, ali onda shvatim da je to moja kuća, koju bih svakako morala da održavam i čistim, čak i da radim u kancelariji u gradu i onda mi nekako bude lakše. Pa još kad tu dodam i bonus vreme koje imam za slušanje podkasta – e onda definitivno imam duplu vrednost.  

5. Ometanja od strane ukućana

Ok, ovo je vrlo ozbiljna stvar, a mislim da ste o njoj najmanje razmišljali. Sećam se kako sam se i sama duuugo borila sa raznim “Mama, gde mi je nešto”, “Nikolina, ajde mi dodaj ono”, “Možeš li samo na sekund da dođeš” i sličnim rečeniciama, dok nisam obelodanila moj raspored rada. Sad svi znaju da me ne diraju od 10 do 12h pre podne, jer tad praktično nisam tu ni za koga. Telefon je ugašen, a kad sam sama, vrlo često i zaključam kuću, da mi ne bi baš tada došao neko iz komšiluka (izvinjavam se unapred svojim komšijama što sam se često pravila da nisam tu, a oni me videli na prozoru).

6. Kućni poslovi koji čekaju

Sudovi koji treba da se operu, kuća koja treba da se usisa, cveće da zalije, ručak da se skuva… Znam, sve vas to čeka, čak i kad podelite neke od ovih poslova sa ukućanima, vi svakako prolazite pored pune sudopere, preskačete preko gomile razbacanih igračaka… i zaista morate odrediti prioritete u datom trenutku. Ja sam napravila plan rada u toku nedelje – pa tako jedan dan peglam veš, drugi brišem prašinu, treći čistim kupatilo itd, dok naravno postoje i svakodnevni zadaci tipa kuvanja ručka, usisavanja (sad kad su deca mala i stalno mrve svuda unaokolo). Ali bez donete odluke u glavi, ništa drugo ne vredi i naći ćete se u začaranom krugu nezadovoljstva. A to nikom ne treba.

7. Prelazak u zonu opuštanja

Kad znate da nećete ići “među ljude” može se desiti da ostanete u pidžami, ili ne operete kosu, ili usvojite naviku da se nikad ne “doterujete”. Nemojte me pogrešno shvatiti, ja ne mislim da treba da se sredjujete kako bi bile lepše, ali ja lično nemam ništa protiv toga i baš smatram da svaka osoba treba da se oblači onako kako voli i kako se oseća. Samo iz iskustva mogu da potvrdim da malo manje pažnje posvećujem sebi od kad radim od kuće. I to je veeelika greška. Setite se samo koliko puta ste se bolje osećale i izašle na kraj sa izazovom kad ste bile u svojoj omiljenoj garderobi (šta god to bilo) ili kad ste ponovo obule one štikle od pre 2 godine.

8. Nesigurna primanja

Kakav god posao sada imate, imate i redovna mesečna primanja. Nije bitna cifra. Činjenica je i da ih imate. I činjenica je da vam ista trebaju za svakodnevni život. Što se za online posao i ne može baš reći. Na samom početku morate biti spremni da nećete zaraditi ništa prva dva, tri meseca i ne daj Bože da napustite posao kako biste se potpuno posvetili ovoj online avanturi. To nije pravi put, ako nemate zaleđinu. I jednom kad počnete da radite, proći će dosta vremena kad ćete sa sigurnošću moći da kažete da konačno imate stabilna primanja. Ali doćiće i to vreme jer radite na tome.

9. Nema plaćenih godišnjih odmora

Ha, ovo zvuči kao gruba šala. Naročito kad znate šta sve ljudi rade, kako su (ne) prijavljeni, ali recimo da imate dobar posao za naše pojmove, na kom imate pravo na godišnji odmor, koji usput možete da iskoristite kad vama odgovara, a ne van sezone (!), rad online vam to definitivno ne omogućava. Istina je da postoje kompanije, sa kojima kad sklopite ugovor,  možete ostvariti sve benefite full-time zaposlenog, ali ako vam to nije cilj, onda ćete sve klijente koje ste uspeli da dobijete, morati i da sačuvate za sledeću sezonu kad se vratite sa letovanja, porodiljskog odsustva itd. Što i nije tako teško kad nastupite kao čovek.

Koje sve poslove može da radi Virtuelni Asistent?

Do skora je vladalo opšte mišljenje da jedan Virtuelni Asistent može da radi samo administrativne poslove I to ne sve. Pričam o svetu, ne o Srbiji. Kod nas se još uvek misli na automatske sekretarice ili Siri kad spomenemo Virtuelne Asistente. No, to nije daleko od istine, ali je daleko od toga da je to sve. Tek smo na početku. Pokušaću da kategorizujem poslove, ali smatrajte to samo pokušajem, a ne nekom zvaničnom klasifikacijom, jer se stvari jaaaako brzo menjanju, a na vama je da budete u toku. Baš kao pravi Virtuelni Asistenti.

Krajem marta 2020.  godine održala sam jedno predavanje na ovu temu i sudeći po kometarima gledalaca mislim da sam uspela da prikažem zaista veeeliki broj poslova na jednom mestu. Iz tog razloga, prenosim vam snimak u celosti, koji traje sat i 20 minuta. Na kraju samog predavanja imate i link do kompletne prezentacije sa svim slajdovima u PDF formatu, za lakše snalaženje. Sigurna sam da će vam, posle gledanja ovog videa, mnooogo stvari biti jasnije i sa sigurnošću ćete znati da li su znanja i veštine koje sada trenutno posedujete dovoljne za početak i ako nisu, šta je to što biste mogli da naučite i upustite se u online svet.

1. Online moderna sekretarica

• Istraživanje web-a
• Unošenje podataka
• Plaćanje računa
• Priprema Power Point prezentacija
• Odgovaranje na email-ove
• Odgovaranje na telefonske pozive
• Ugovaranje i koordinacija poslovnih sastanaka
• Obrada dokumenata

2. Administrativni Asistent

• Knjigovođstvo
• Transkripcija
• Pisanje izveštaja

3. WordPress Asistent

• Ažuriranje sadržaja na WordPress sajtovima
• Ažuriranje dodataka (plugins)
• Proveravanje da li su svi linkovi aktivni
• Dodavanje novih stranica i članaka
• Merenje poseta (website traffic)
• Koordinacija sa programerima po potrebi
• Odgovaranje na pitanja posetilaca sajta

4. Asistent za e-commerce platforme

• Otvaranje online prodavnice
• Skupljanje svih potrebnih podataka o proizvodu
• Ubacivanje proizvoda
• Ažuriranje opisa proizvoda
• Praćenje prodaje

5. Asistent za knjige

• Priprema teksta za štampanje ili online izdavanja
• Provera pravopisa i gramatičkih grešaka
• Formatiranje slika i ilustracije
• Formatiranje tabela
• Kreiranje tabele sadržaja ili linkova do poglavlja
• Kreiranje headera i footera

6. Podkast asistent

• Traženje potencijalnih gostiju
• Ugovaranje snimanja sa gostima
• Editovanje audio snimka
• Follow-up sa gostima oko dodatnih materijala
• Kreiranje pdf dokumenata za preuzimanje
• Kreiranje propratnih vizuala
• Ubacivanje intro i outro, kao i najave za podcast
• Ubacivanje kompletnog audio snimka na hosting
• Kreiranje novog članka na sajtu
• Kreiranje objava na društvenim mrežama o novoj epizodi
• Kreiranje audiograma – teasera za svaku epizodu

Kako napraviti audiogram?

Ako me pratite na Instagramu i ako pratite moj podkast Vreme je za VAs, onda ste primetili interaktivne objave koje imam na Instagramu, koje se u stvari zovu Audiogrami i vrlo jednostavno se prave. Na slici vidite na šta konkretno mislim, a u videu pogledajte kako kreirati ovako nešto.